Åbenhed, dialog og samarbejde
eseebase styrker samarbejdet
Åbenhed, dialog og samarbejde præger hverdagen i eseebase. Udfordringer håndteres, når de opstår, og der er en fælles følelse af ansvar for opgaverne og hinanden. Sådan har det ikke altid været, men målrettet arbejde med udvikling af samarbejdet og bevidst fokus på det positive har ændret kulturen.
Et team er samlet ved det store hvide mødebord. Én er blevet opmærksom på, at nogle beregninger ikke er med i de seneste optegninger og har hejst et flag. Data skal tilvejebringes, justeringer er nødvendige og problemet skal rettes, så det ikke opstår igen. Hver enkelt byder ind, detaljerne kommer på plads, og alle forlader mødet med klarhed omkring, hvem der gør hvad.
Sådan foregår det i dag, men da Jesper Kristiansen tilbage i december 2018 satte sig i direktørstolen, var hverdagen en helt anden. I storrumskontoret sad folk i tavshed og uden indbyrdes kontakt. Hver sørgede for sit og var ikke optaget af helheden. Stemningen var tung, folk følte sig pressede og fokus var på alt det, der ikke fungerede optimalt.
Kulturel blindgyde krævede nytænkning
Virksomheden var i en negativ spiral, som kunne have fået fatale konsekvenser. Udvikling i den anvendte teknologi og markedsmæssige forandringer kombineret med administrative omlægninger og et utilstrækkeligt opsat ERP-system, havde drænet organisationen og utilfredshed prægede hverdagen. Der var brug for et skift, så virksomhedens store potentiale kunne udnyttes.
”Vi skulle have vendt den negative spiral, og det krævede forandringer, men det var vigtigt for mig ikke at presse folk i processen. Der er så meget tale om forandringsledelse og alle ved, at det er svært at ændre en kultur. For mig er samarbejde og selvindsigt det helt centrale. Lad os fokusere på vores evne til at samarbejde snarere end at tale om, hvad der er out of standard i dag i forhold til i går. Så da vi havde organiseret os og taget hånd om de vigtigste administrative opgaver, og der var nogenlunde styr på det økonomiske overblik, pengekassen og de interne processer, tog vi fat på måden vi samarbejder,” fortæller Jesper.
Startede i ledergruppen
For at fjerne fokus fra sondringen mellem god og dårlig, og for at gøre det meget konkret at tale om samarbejde valgte eseebase at arbejde med personprofiler. Arbejdet startede i ledergruppen, hvor en ekstern konsulent faciliterede forløbet.
”Det var en perfekt indslusning af mig som den ”nye dreng i klassen,” at vi i ledergruppen virkelig gik i detaljer med profiler, forskelligheder og mulige udfordringer i samarbejdet,” fortæller Jesper.
Stærk intern forankring
Virksomhedens HR-ansvarlige, Birgitte Kastbjerg, blev sat i spidsen for projektet og faciliterede det videre forløb med at sikre forankring i organisationen og i hverdagen. Alle medarbejdere fik udarbejdet profiler og fik personlig feed-back, hvorefter der blev arbejdet med kompetencer og behov i dedikerede teams.
”Det er super effektivt at have et konkret redskab til at belyse forskelligheder. I stedet for, at det bliver personligt, kan man gå nysgerrigt på opdagelse i, hvad der giver problemer i samarbejdet. Det bliver også nemmere at forstå de intentioner og perspektiver, der ligger bag folks handlinger,” fortæller Birgitte om det vigtige arbejde, der betyder, at alle i dag har et fælles sprog for præferencer, forskelligheder og forudsætninger for godt samarbejde.
”Det er super effektivt at have et konkret redskab til at belyse forskelligheder. I stedet for, at det bliver personligt, kan man gå nysgerrigt på opdagelse i, hvad der giver problemer i samarbejdet.
Birgitte Kastbjerg
HR Manager
Vigtigt at det bliver konkret
Samira Fazlic arbejder som digitaliseringsansvarlig hos eseebase og har oplevet markante forandringer på både effektivitet og arbejdsglæde det seneste år. At kende hinandens præferencer via DISC-profiler er en klar fordel, men det er især det grundige arbejde med at forstå betydningen af profilerne, der har gjort den store forskel.
”Jeg har før fået lavet en DISC-profil, så den del var ikke ny for mig, men forløbet har været virkeligt givende, for det fælles commitment til vores projekter og hinanden. Personligt har jeg fået rigtig meget ud af mine 1-1 sessioner med Birgitte, hvor vi har fokuseret på, hvad jeg helt konkret skal arbejde med både i forhold til mig selv og de andre på teamet,” fortæller Samira.
Medarbejderne ved, at de kan række ud og bede om en fortrolig snak med Birgitte, når der er brug for at vende udfordringer eller forstå dynamikker i samarbejdet og egne eller andres reaktioner.
”Alle samtaler foregår i fuld fortrolighed, hvilket er absolut afgørende for den tillid vi har opbygget internt. Det er en stor styrke, at de kan vende nogle ting internt hos én, der kender dagligdagen i eseebase, forstår dynamikkerne, og som samtidig forvalter den indsigt med respekt,” fortæller Birgitte om de coachingsamtaler, som nu er en del af hverdagen i eseebase.
Klare linjer og handlekraft
I dag reflekterer Samira langt mere over, hvordan hun henvender sig til sine kollegaer, og hvordan hun ved hjælp af tydelig kommunikation og klar afstemning af opgaver får det bedste frem i andre. Hun er også mere bevidst om at være synlig for projektdeltagerne, komme med tilkendegivelser og følge løbende op. Hvor der før var usikkerhed og passivitet, er der i dag klare linjer og handlekraft.
”Støder vi på problemer samles vi og spørger hinanden. Hvad handler det om, hvad er der sket, hvorfor har vi eksempelvis misset en information eller lignende og hvordan løser vi det? Samtidig er vores planlægning af opgaver langt mere præcis og klart defineret,” fortæller Samira.
Større arbejdsglæde og trygge kunder
Det gode forarbejde, som skaber klarhed i de forskellige teams, giver også en bedre kommunikation med kunderne, fordi mest muligt klarlægges fra starten. Det giver tryghed i samarbejdet. Resultaterne taler også deres eget tydelige sprog:
”Jeg får mange spontane tilbagemeldinger fra mit team. Folk er virkelig glade og sætter ord på, at de føler sig godt tilpas, der er styr på projekterne, og de er ikke pressede. Før kunne der godt være surhed og murren i krogene, det oplever jeg ikke mere. Samtidig kan jeg se nu, hvor jeg evaluerer det seneste projekt, at vi har markant færre fejl, og at økonomien er stærkere, fordi vi sparer tid,” fortæller Samira.
Fælles fortjeneste at energien er vendt
Alle har måttet skue indad og det er en holdindsats, der ligger til grund for, at eseebase i dag står langt stærkere end for bare halvandet år siden. Fundamentet er nu på plads for at realisere det forretningsmæssige potentiale, som hele tiden har været der.
”Da jeg tiltrådte som direktør, var jeg ikke i tvivl om, at eseebase havde et kæmpe uforløst potentiale. Jeg vidste også, at vi var i fare for at tabe det hele på gulvet. Nu hvor vi i den grad har vendt energien, og der er styr på organisationen og arbejdsprocesserne, oplever jeg en fælles stolthed og et kæmpe engagement. Med åbenhed, dialog og samarbejde trækker vi i samme retning, og vi taler samme sprog, og på det fundament står vi meget stærkere,” afslutter Jesper.
Fakta
Sådan gjorde de i eseebase
Bedre trivsel og større arbejdsglæde er resultatet af målrettet arbejde både individuelt og i dedikerede teams. Eseebases HR-ansvarlige, Birgitte Kastbjerg, har udviklet og drevet projektet og sikrer forankring i hverdagen.
Det har været helt afgørende for forløbets succes, at eseebase internt har haft de nødvendige ressourcer i form af kompetencer inden for forandringsledelse og coaching, forståelse for medarbejdernes hverdag og kendskab til virksomhedens processer.
Væsentlige elementer i forløbet, der strakte sig over ni måneder:
- Udarbejdelse af DISC-profiler og personlig refleksion og feed-back i 1-1 coaching-samtaler med virksomhedens HR-ansvarlige for samtlige 40 medarbejdere.
- Team-forløb med fokus på funktioner og forudsætninger for godt samarbejde i 6 teams.
En del af hverdagen
Styrken ved, at projektet er drevet internt er, at erfaringer og kompetencer er til stede i huset. Det har været vigtigt for eseebase, at der ikke blot var tale om et ”inspirerende indspark,” men at de nye indsigter blev en del af en ny kultur. De ansatte har mulighed for intern 1-1 coaching efter behov og målsætninger og succeskriterier fra workshop-arbejdet indgår som pejlemærker i trivselsmålinger og medarbejderudviklingssamtaler.
