Direktør i dansk boligforening
Frederikshavn Boligforening skærer 20% af udgifterne til fraflytning
Tilfredsheden over glade beboere, mere effektive arbejdsgange og markante besparelser overskygger så småt det faktum, at digitaliserings-forløbet var ”næsten irriterende professionelt.”
Dediker en intern ressource
Jesper Nymark, som er driftschef i Frederikshavn Boligforening, puster stadig ud oven på et forløb, der har krævet en del opmærksomhed, fordi han selv tog opgaven som tovholder. Hans klare melding til andre er, at resultatet er det hele værd, men at det er vigtigt at sætte tid af internt.
”Arbejdet med at indsamle tegningsmateriale, lave aftaler med beboere om stikprøveopmålinger og sikre en god overlevering til eseebase tager tid. De er super strukturerede, så det er let nok, men mit råd til andre, der skal i gang, vil være, at de skal dedikere en intern ressource til opgaven.”
Mange timers tegnearbejde
Da Frederikshavn Boligforening skulle vælge leverandør gav valget af eseebase næsten sig selv, da vi både er specialister på området og skarpe på prisen. Det var dog ikke nok, at det var det bedste arbejde til den bedste pris.
”Der ligger mange timer i alt det tegnearbejde, de skulle lave for os, og der er en grund til, at man får mere for pengene med eseebase. Vi sikrede os på forhånd, at alt foregår under ordnede forhold”, fortæller Jesper Nymark.
Næsten irriterende professionelt
Opmærksomhed på detaljen afspejler sig i eseebases meget grundige indsamling af informationer i opstarten. Et forløb, som Jesper Nymark oplevede som krævende undervejs men kan se den fulde værdi af i dag.
”Deres professionalisme og erfaring fra tidligere projekter betød, at intet blev overladt til tilfældighederne. De var så grundige, så det næsten blev irriterende,
men i dag kan jeg jo se hvorfor:
Alt fungerer upåklageligt! ”Jesper Nymark
Driftschef, Frederikshavn Boligforening
Eva, Mikkel og Martin
Et tæt samarbejde omkring registrering og opmåling af alle detaljer er en forudsætning for et succesfuldt digitaliseringsforløb. Jesper Nymark fremhæver, at det for ham har været rart, at det altid var de samme personer fra eseebase han havde kontakt med.
”Eva, Mikkel og Martin har været guld værd for os. Fordi de kommer så tæt på os, bliver det meget nemt at tale sammen, og de kender jo næsten vores afdelinger bedre end vi selv gør. Det er en super service, at vi har haft et så dedikeret hold omkring os,” supplerer Jesper Nymark.
Fra decentral til central styring
Både for beboerne, for medarbejderne ude i de enkelte afdelinger og for de administrative medarbejdere på hovedkontoret er det et skift at gå fra decentral til central styring. I dag ligger fraflytningssynet hos tre medarbejdere, som dækker alle ejendomme. Det gør dem til eksperter på præcis den del, og de kan lede den enkelte beboer sikkert igennem synet.
”Beboerne er meget tilfredse med, at alt kan afklares på stedet. Og ud over, at vi sparer penge på fraflytningerne, effektiviserer det vores arbejde markant, at hele fraflytningssynet nu kører digitalt”, slutter Jesper Nymark.
Udfordring
Frederikshavn Boligforening skulle spare 8% og var tvunget til at vende hver en sten for at imødekomme kravet, som for deres vedkommende betød 8 mio. kroner om året. Decentral drift af de 3.500 boliger stod i vejen for projektet.
Løsning
I forbindelse med en generel beslutning om at centralisere driften besluttede Frederikshavn Boligforening sig for at digitalisere den samlede boligmasse og samtidig hente besparelser via udbud på istandsættelsesopgaverne i forbindelse med fraflytninger.
Resultat
Udgifterne til istandsættelse er reduceret med 20-25%, og de 700 årlige fraflytningssyn, som før blev gennemført af de enkelte afdelinger, administreres i dag centralt af tre synsansvarlige. Det er stadig for tidligt at sætte tal på de administrative besparelser.
Fakta
Frederikshavn Boligforening administrerer og vedligeholder rækkehuse, etageboliger, gårdhuse, seniorboliger og ungdomsboliger i Nordjylland.
Antal Lejligheder: 3.500 lejemål Website: www.frederikshavnboligforening.dk
