FællesBo

Digitalisering resulterede i store besparelser for FællesBo

Direktør i dansk boligforening

Der er besparelser at hente for alle med digitaliserede systemer

Efter godt otte år med digitale mængder fra eseebase har FællesBo i Herning opnået imponerende store besparelser – økonomisk og ressourcemæssigt. På fraflytninger runder den årlige besparelse i dag mere end 50% . I år tager FællesBo hul på digitalisering af endnu et område: Udvendige facader.

Digitalisering, udbud og elektronisk fraflytning

Der er sket meget siden dengang, den administrative side af en fraflytning var en omstændelig og længere proces. Hvor en maler målte rummene i lejligheden op og gav et tilbud, som FællesBo pr. brev meddelte som overslag til lejeren, der skulle flytte.

“Vi var klar over, at processen krævede revision og effektivisering. For eksempel i forhold til at have malerarbejdet sendt ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores lejere”, siger Kaj Mortensen, administrerende direktør i FællesBo.

Derfor var han og organisationen særdeles positivt indstillet, da eseebase i 2008 tilbød FællesBo at blive en del af et pilotprojekt med formålet at teste det nyudviklede og innovative digitaliserede system til fraflytning. I den forbindelse blev 400 af FællesBos i alt 5.000 lejeboliger opmålt helt ned til fodliste-niveau og den samlede opgave sendt i udbud. På trods af børnesygdomme, som løbende blev tacklet og udryddet, blev pilotprojektet en stor succes.

“Et samlet udbud gav bedre priser, og derfor blev istandsættelsesomkostningerne lavere. Samtidig betød digitaliseringen, at ejendomsfunktionæren med en tablet i hånden på stedet i forbindelse med fraflytningssynet kunne give beboeren den samlede pris for fraflytningen. Dermed sparede vi også administrative ressourcer på fraflytning i organisationen”, fortæller Kaj Mortensen.

eseebase digitalisering af fraflytning blev efter de første besparelser implementeret i hele FællesBos ejendomsportefølje.

Ingen klagesager siden digitaliseringen

“Siden digitaliseringen har vi ikke haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger. Systemet giver på stedet overblik og fuld forståelse for fraflytningsprisen for lejerne, som samtidig langt tidligere kender deres del af udgiften til normalistandsættelsen. Det er en stor tilfredsstillelse for lejerne og naturligvis også for os”, siger Gitte Bjerregaard, udlejningschef i FællesBo.

“Generelt er vores erfaringer så valide, at jeg godt tør vove at påstå, at der er besparelser at hente for alle med digitaliserede systemer.”

Kaj Mortensen
Administrerende direktør, FællesBo

Med de mange positive erfaringer indgik FællesBo i 2012 aftale med eseebase om digitalisering af boligorganisationens udearealer. Som indenfor i boligerne betød det en minutiøs digital registrering af alt fra arealet af græsplæner, hække, bede, antallet af buske og træer, over flisearealer – helt ned til løbende meter kantsten.

“Det blev vedtaget at bruge det samlede overblik til at skabe en ny intern og mere effektiv struktur over drift og vedligehold af udearealerne. Ejendomsfunktionærer i hele organisationen samarbejder i dag på tværs af afdelinger om opgaverne. Desuden er vores maskinpark opdateret, så den matcher og effektiviserer opgaverne. Det har samlet set skabt effektiviseringer, besparelser og øget beboerdemokrati: Vi kender den nøjagtige pris og kan straks meddele den, hvis en afdeling for eksempel ønsker flere dage med snerydning, græsset slået oftere eller lignende. Det vælger de selv til og fra”, siger Kaj Mortensen.

Udvendig digitalisering

De foreløbige succesfulde digitaliseringsprocesser følger FællesBo i 2017 op med et nyt projekt: Al udvendig drift og vedligehold skal effektiviseres. I første omgang med et pilotprojekt, som omfatter 602 boliger. Her bliver samtlige facade- og tagarealer registreret og lagret digitalt.

“Det giver os igen mulighed for samlede udbud på alle udvendige opgaver – og dermed besparelser på drift, vedligehold og istandsættelse”, siger Kaj Mortensen.

Udfordring
Fraflytningsprocessen krævede revision og effektivisering. For eksempel i forhold til at have malerarbejdet sendt ud i et samlet udbud for at få bedre priser til fordel for vores lejere.
Løsning
Udover indvendig digitalisering af vedligehold er FællesBo i gang med digitalisering og dermed effektivisering af udvendig drift og vedlige-hold. I første omgang med et pilotprojekt, som omfatter 602 boliger. Her bliver samtlige facade- og tagarealer registreret og lagret digitalt.
Resultat
I FællesBo er prisen for fraflytning i dag i gennemsnit faldet med mere end 50%. Systemet har givet overblik og indsigt i fraflytningsprocessen. Efter digitaliseringen har FællesBo ikke haft en eneste sag i Beboerklagenævnet på grund af istandsættelsesomkostninger.
Samtidig kan FællesBo bruge det fulde overblik til at estimere og budgettere langt skarpere i forhold til vedligeholdelsesplaner – og eksempelvis behovet for at skifte vinduer eller tag i en afdeling.

Skarpere budgetter giver optimeringer hele vejen rundt i organisationen, vurderer Kaj Mortensen, som gennem de seneste otte år har været inviteret til alle egne af landet for at fortælle om FællesBos erfaringer som Danmarks første digitaliserede boligorganisation.

Kilde, graf: FællesBo

Fællesbo administrerer almene boliger fordelt i hele Herning kommune. En blanding af familie-, studie-, og seniorboliger.

Antal lejligheder: 5.000 lejemål                                                                            Website: www.fællesbo.dk