NordvestBo

Reducerer udgifter til fraflytning med 40%

Direktør i dansk boligforening

Reducerer udgifter til fraflytning med 40%

NordVestBO var allerede både effektive og omkostningsbevidste. Alligevel var der overraskende store besparelser at hente med elektronisk fraflytningssyn og professionelle udbud.

At kunne gøre tingene på en effektiv måde, uden at det går ud over kvalitet, stabilitet og økonomi, det er målsætningen for NordVestBO, der er en sammenslutning af de almene boligselskaber Boligselskabet Sct. Jørgen, Holstebro og Arbejdernes Andelsboligforening, Struer. Da kollegaer i branchen fortalte om op mod 40% besparelser på fraflytninger og en tilbagebetalingstid på et par år, var hovedbestyrelsen overbevist om, at digitalisering var vejen frem. NordVestBO valgte eseebase til at forestå både digitalisering og udbud af vedligeholdelsesopgaven. ”Vi var så småt i gang og havde lige indført elektroniske rekvisitioner, så digitalt fraflytningssyn lå lige til højrebenet, og eseebase vandt på udbudsdelen”, fortæller Anders Vestergaard, som er direktør i NordVestBO.

Sæt ressourcer af fra starten

De 3.500 lejemål blev opdelt i fire puljer, som i forlængelse af hinanden blev opmålt og digitaliseret. En fuldtidsmedarbejder fik ansvaret for at lede projektet sikkert i mål. ”Et godt råd til andre, der står over for et digitaliseringsprojekt, vil være at budgettere med interne ressourcer til at drive projektet. At involvere afdelingerne, samarbejde med eseebase og sikre intern forståelse for projektet, tager tid. Det var en stor fordel, at vi fra starten havde en dedikeret ressource i huset”, fortæller Anders Vestergaard

Skepsis gjort til skamme

De kontante besparelser er i dag en realitet og opvejer til fulde, at projektet krævede både tid og indkøring i de indledende faser. Faktisk forventede Anders Vestergaard ikke, at NordVestBO ville få helt så store besparelser. ”Vi havde jo hørt fra andre som os, at der var penge at spare. Og eseebase præsenterede os for en både attraktiv og troværdig business case. Alligevel var jeg lidt skeptisk og tænkte, ahhh… gælder det mon også for os? Vi havde allerede gode aftaler og nogle fornuftige priser. Men der må jeg sige at ja, det gælder også for os! Vi sparer i dag helt op mod 45% på vores fraflytninger”, fortæller Anders Vestergaard.

”Samlet set har afdelingerne sparet mellem 2 og 2.5 mio. om året på fraflytninger – og dertil kommer besparelserne til beboerne.”

Anders Vestergaard
Direktør, NordvestBO

Samme gode kvalitet

Da vedligeholdelsesopgaverne blev sendt i udbud, var NordVestBO spændt på, hvordan det ville påvirke kvaliteten af istandsættelses- og rengøringsarbejdet i forbindelse med fraflytninger. ”Man kommer nok ikke uden om lidt bøvl, når man som os skifter leverandører på ca 3.500 lejemål. I starten havde vi en del arbejde med at afstemme kvaliteten af arbejdet, Men det har været besværet værd, og i dag har vi samme gode kvalitet som tidligere men til en brøkdel af prisen”, vurderer Anders Vestergaard.

Næste udbud i trygge hænder

NordVestBO står over for snart at påbegynde næste udbudsrunde. Selvom der er et år til, har de allerede haft et indledende møde med eseebase om det kommende udbud. ”Vi er ikke store nok til, at det giver mening at have vores egen udbudsspecialist, og så er det godt at vide, at eseebase har helt styr på både timing og forløb. Det var også en af grundene til, at vi valgte dem i sin tid. Jeg tror såmænd nok at mange kan lave både opmålinger og digitaliseringer, men lige det der med at håndtere udbudsdelen bagefter, der synes jeg altså, at eseebase skiller sig ud”, afslutter Anders Vestergaard.

Udfordring
Med en målsætning om at sikre minimale huslejestigninger uden at gå på kompromis med kvaliteten er Nordvest Administration altid på udkig efter optimeringsmuligheder. Digitale rekvisitioner var allerede en del af hverdagen, men effektiviseringspotentialet var større.
Løsning
Elektronisk fraflytningssyn og professionelle udbudsrunder blev næste skridt mod øget effektivitet. I fire puljer blev alle boliger opmålt og digitaliseret og vedligeholdelsesopgaverne blev sendt i udbud baseret på præcise mængde- og behandlingsangivelser.
Resultat
Investeringen er tjent hjem, og i gennemsnit er udgifterne på en fraflytning reduceret med 40%. Desuden er hele fraflytningsprocessen automatiseret, hvilket som en bonus sparer tid i administrationen – helt i tråd med den gældenden effektiviseringsdagsorden og offentlige krav.
NordVestBo er en sammenslutning af de almene boligselskaber, Boligselskabet ”Sct. Jørgen”, Holstebro og Arbejdernes andelsboligforening, Struer.

Antal Lejligheder: 3.500 lejemål.

Website: www.nordvestbo.dk

Anders Vestergaard, Direktør NordVestBo