Fyns Almennyttige Boligselskab

Fyns Almennyttige Boligselskab opnår kontante besparelser og sparer tid

Direktør i dansk boligforening

Fyns Almennyttige Boligselskab opnår kontante besparelser og sparer tid

Fyns Almennyttige Boligselskab er grundige. Det var de også, da de skulle vælge leverandør til den forestående digitalisering af deres 8.700 boliger. De vidste af erfaring, at det var en tung opgave, som ikke alle kunne løfte.

”Vi var startet op med en lokal arkitekt, som vi allerede havde et tæt samarbejde med. Vi måtte bare gensidigt erkende, at vi ikke var opgaven voksen. Vi havde brug for en leverandør, der havde båndbredde nok til optegningsdelen, og som samtidig kunne sikre koblingen til vores it-system”, fortæller Jens Svane, der er teknisk chef i Fyns Almennyttige Boligselskab (FAB).

Efter møder med flere mulige leverandører og indhentning af referencer stod eseebase tilbage som det helt rigtige valg for FAB. Samarbejdet startede i 2013, hvor de første afdelinger blev digitaliseret som en del af et pilotprojekt. Efterfølgende er den samlede boligmasse blevet opdelt i 8 puljer, hvoraf størstedelen i dag er digitaliseret.

Gradvis tilvænning

Opdelingen i puljer og den gradvise digitalisering har vist sig at være den helt rigtige tilgang for FAB. Det at gennemgå en digitalisering og gå i udbud som en del af processen er ikke bare en praktisk foranstaltning men i lige så høj grad et forandringsprojekt.

”Der sker mange ændringer på vores område i de her år, og vi lægger vægt på, at det skal være trygt for den enkelte. Flere medarbejdere var bekymrede for, hvordan omlægningen af synsprocessen ville påvirke deres egen arbejdsdag og samarbejdet med de lokale håndværkere. Med puljetilgangen sikrer vi en gradvis tilvænning”, fortæller Jens Svane.

Styrket samarbejde

På kontoret i Odense sidder to tekniske assistenter. De er superbrugere på e-Syn og er involveret i opstarten, når de enkelte afdelinger går i drift. Det har styrket samarbejdet med afdelingerne og givet dem et bredere kendskab til boligmassen. Samtidig betyder digitaliseringen, at de i dag kan hente tegninger og korrekte mål direkte i systemet, når de eksempelvis står med mindre ombygningsopgaver.

For ejendomsmestrene i de forskellige afdelinger betyder de nye arbejdsgange lidt længere tid med fraflytningssynet ude i lejligheden, men i det samlede regnskab hentes tiden hjem. ”Vi bruger måske 5% mere tid på selve synet ude i lejligheden, men det sparer vi flere gange i alle andre led af fraflytningen”, vurderer Jens Svane.

 

”Vi har en pæn besparelse korner-øre-mæssigt, og vores leverandører har stadig en fornuftig forretning.                   Det er en win-win!”

Jens Svane
Teknisk chef, Fyns Almennyttige Boligselskab

Bedre service til nye beboere

Tegningsmaterialet bliver også brugt på FAB’s hjemmeside, hvor nye beboere kan se de enkelte boliger. Henvendelser til kundeservice er mere målrettede end tidligere og mange spørgsmål finder brugerne selv svar på direkte på hjemmesiden. Bedre information og overblik til nye beboere betyder færre spørgsmål, og kundeservice kan hurtigere og nemmere håndtere henvendelser.

Vi sparer penge – hvad med jer?

For Jens Svane var det ikke bare vigtigt, at medarbejderne i FAB var trygge ved forandringerne. En boligforening med 1.200 syn om året har et omfattende netværk af samarbejdspartnere, som også bliver påvirket. Jens Svane har derfor holdt møder, hvor alle leverandører har haft mulighed for at blive opdateret og stille spørgsmål til eksempelvis udbudsprocessen. Efter FAB er gået i drift med den samlede løsning, har det også været vigtigt for Jens Svane at følge op på leverandørerne:

”Fordi priserne ligger fast, og alt kører elektronisk, sparer både de og vi tid. Og de enkelte håndværkere ved, hvor mange opgaver de kan forvente. Vi har en pæn besparelse kroner-og-øre-mæssigt, og vores leverandører har stadig en fornuftig forretning. Det er en win-win!”, afslutter Jens Svane.

Udfordring

Fyns Almennyttige Boligselskab (FAB) ønskede at effektivisere arbejdsgangene omkring syn af lejlighederne ved fraflytning. I den forbindelse havde de sammen med en lokal arkitekt taget hul på opgaven med at opmåle og digitalisere samtlige lejemål, men projektet skred ikke fremad som ønsket.

Løsning

En nøje gennemgang af leverandører på markedet for digitalisering og 3D-modellering førte til, at FAB valgte at indlede et samarbejde med eseebase omkring digitalisering af samtlige lejemål, bygninger og udendørsarealer.

Resultat

Synsprocessen er i dag automatiseret. Synet i lejligheden tager lidt længere tid, men fordi alle priser genereres på stedet, kan ejendomsfunktionæren præsentere resultatet for beboeren, som kan godkende med det samme. Et ”godkend” udsender automatisk rekvisitioner og sikrer alt det administrative.

Fyns Almennyttige Boligselskab administrerer lejligheder, rækkehuse,
tofamilies huse og fritliggende huse.

Antal lejligheder: 8.700 lejemål fordelt på 90 boligafdelinger på hele Fyn.

Website: www.fabbo.dk

Jens Svane, Teknisk chef, Fyns Almennyttige Boligselskab