Mariagerfjord Kommune

Overblik og skarpe tilbud har givet store besparelser efter digitaliseringen

Direktør i en dansk kommune

”Vi ønskede at blive endnu skarpere på at indhente tilbud”

Digitalisering af ældreboligområdet tegner til både at give besparelser og optimeret drift, vedligehold og organisatorisk overblik i Mariagerfjord Kommune.

Vi gik efter erfaringen

Valget af leverandør faldt på eseebase, som på det tidspunkt ikke havde stor erfaring med kommunale løsninger: ”eseebase var fra allerførste møde lyttende. Dialogen var åben og ærlig, og det var nøjagtigt, hvad vi søgte for i samarbejde at skabe en win-win-løsning.”

Vi ønskede at få det nøjagtige overblik

Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune står for den udvendige vedligeholdelse af samtlige kommunale bygninger – i alt 230.000 m2. Dertil kommer vedligeholdelse af tekniske installationer og driften af rådhusbygningerne.  50.000 m2 af det samlede areal udgør i dag ældreboligområdet fordelt over 535 boliger samt fælles- og servicearealer.

“Vi ønskede at blive endnu skarpere på at indhente tilbud i forbindelse med ind- og fraflytning. For at få et nøjagtigt overblik over vægarealet, der skal males, og gulvarealet, der skal slibes og indhente bedre priser”, siger Jan B. Severinsen, leder af Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune. “De bedre priser kommer de pårørende til gode. Først når man har boet otte år i en kommunal ældrebolig, frafalder kravet om betaling for vedligehold ved fraflytning for de pårørende. I dag er det kun de færreste ældre, der bor så længe i en ældrebolig”, siger Jan. B. Severinsen.

“vi ønskede at blive endnu skarpere på at indhente tilbud“

Jan B. Serverinsen
Leder af kommunalt Ejendomscenter, Mariagerfjord Kommune

Sammen med skarpere udbudspriser ønskede Kommunalt Ejendomscenter et værktøj til at optimere vedligeholdelsesplaner ind i sit eksisterende managementsystem. Aftalen blev indgået i 2015, hvor digitaliseringsprocessen også blev indledt: – Vi har i første omgang valgt hovedproduktet foreløbigt uden køb af digitalt synsmodul. For at sikre os at alle detaljer og de interne processer er helt på plads. Foreløbig har den proces vist mindst én afledt positiv effekt: – Vi har fået analyseret vores interne workflow, som har vist, at visitationsafdelingen sad inde med administrative opgaver i forbindelse med fraflytning, som den gerne ville af med. De opgaver er nu lagt ud til plejecentrenes administrative personale, der har den direkte kontakt til borgerne.

Når hovedproduktet er fuldt implementeret, ønsker Kommunalt Ejendomscenter den digitale synsfunktion integreret.

“Man kan sagtens forestille sig digitalisering af andre dele af vores områder. Systemet er meget konkret i forhold til ind- og fraflytning, men man kunne sagtens forestille sig skabelonen overført til andre dele”, siger Jan B. Severinsen.

Udfordring
Med digitaliseringen har Kommunalt Ejendomscenter fået et detaljeret overblik over vedligeholdelsen af sine i alt 535 ældreboliger. Næste skridt i processen bliver at udnytte overblikket til at sikre kommunen endnu bedre priser ved udbud i forbindelse med ind- og fraflytning.
Løsning
I tæt dialog og samarbejde med Kommunalt Ejendomscenter har eseebase udviklet en 3D BIM-modellering målrettet krav og behov, der understøtter kommunal digital drift. Løsningen integrerer data i iSYN fra Logicmedia.
Resultat
Udover fundamentet for at sikre besparelser på vedligeholdelsesudbud sikrer eseebase-løsningen også overblik til at skabe bedre vedligeholdelsesplaner – og dermed potentielt give yderligere besparelser. Implementeringen har desuden givet anledning til analyse og forbedring af internt workflow i kommunen.
Kommunalt Ejendomscenter i Mariagerfjord Kommune står for den udvendige vedligeholdelse af samtlige kommunale bygninger – i alt 230.000 m2.

Website: www.mariagerfjord.dk.

Jan B. Severinsen, leder af Kommunalt Ejendomscenter